Le guide publié par l’AFA - après consultation de grandes entreprises, des professionnels qui luttent contre la corruption, des Cabinets d’avocat, etc. -, est organisé au tour de 3 axes :

  • apprendre à définir un conflit d’intérêt,
  • apprendre à identifier les situations de conflit d’intérêts,
  • pouvoir prévenir et gérer les situations de conflits d’intérêts en mettant en place des mesures adéquates.

 

DEFINIR UN CONFLIT D’INTERET

Contrairement au secteur public (Loi n° 2013-907 du 11 oct. 2013), il n’existe pas dans le secteur privé de définition d’un conflit d’intérêt.

L’AFA propose donc la définition suivante :

« constitue un conflit d’intérêts toute situation d’interférence [avérée ou apparente] entre la fonction exercée au sein d’une organisation et un intérêt personnel [directe ou indirect, passé, présent ou futur], de sorte que cette interférence influe ou paraisse influer l’exercice indépendant, impartial et objectif de la fonction pour le compte de cette organisation ».

L’AFA donne quelques exemples de conflits d’intérêts :

  • le fait pour une personne chargée de pourvoir un poste de travail au sein d’une entreprise (ou autre organisation), d’avoir un lien personnel (ex : familial, amical, associatif, économique, politique, etc.), avec un candidat à ce poste ;

 

  • le fait, pour un administrateur, un dirigeant ou un collaborateur de l’entreprise, d’intervenir ou d’agir pour qu’elle fasse l’acquisition de biens ou services fournis par une entité tierce au sein de laquelle l’un de ses proches exerce des responsabilités susceptibles d’influencer le déroulement du contrat en cause ;

 

  • le fait pour un mandataire judiciaire d’exercer ses fonctions auprès d’une personne physique ou morale dont il a perçu, directement ou indirectement, au cours des 5 dernières années une rétribution ou un paiement ;

 

  • le fait pour un commissaire aux comptes d’exercer des fonctions de direction ou d’administration des personnes ou entités qu’il a contrôlées moins de 3 ans avant la cessation de ses fonctions.

 

IDENTIFIER DES SITUATIONS DE CONFLITS D’INTERETS

Afin de pouvoir identifier les situations à risque, l’AFA conseille de déterminer les personnes qui, dans le cadre de leurs fonctions :

  • auront la capacité de prendre des décisions obligeant la société à l’égard de tiers,
  • ou les personnes susceptibles d’avoir une influence importante sur ces décisions,

dont les conflits d’intérêts potentiels pourraient porter atteinte à l’intérêt social.
 

Pour cela, l’entreprise peut élaborer une cartographie des risques, ainsi que de tenir un registre des situations de conflit d’intérêts récurrentes, élaboré à partir des déclarations volontaires de conflits d’intérêts ou de liens d’intérêts.

Exemples des opérations particulièrement sensibles :

  • la prospection ;
  • la recherche de nouveaux marchés ;
  • les processus d’achats, de ventes, de financements et d’investissements, etc.

 

PREVENIR ET GERER LES CONFLITS D’INTERETS

Les mesures de prévention

  • Elaboration et transcription d’une politique de prévention au sein d’un code de conduite anticorruption et/ou d’une charte éthique ou déontologique, ainsi que leur retranscription dans le règlement intérieur de l’organisation (afin de les rendre opposables aux salariés) ;

 

  • Sensibilisation et formation de l’ensemble du personnel aux sujets liés aux conflits d’intérêts ainsi que la nomination d’un référent en la matière ;

 

  • Mise en place d’une procédure de rotation des collaborateurs sur les fonctions qualifiées de sensibles au préalable ;

 

  • Mise en place d’une procédure de déclaration préalable (ex : lors d’un recrutement, d’une nomination ou d’un changement de poste) ou spontanée ;

 

  • Mise en place d’une procédure d’évaluation de l’intégrité des tiers avec lesquels l’organisation est susceptible de contracter (ex : en insérant dans le contrat, une clause).
  • susceptible de contracter (ex : en insérant dans le contrat, une clause).

 

Les mesures de gestion

Après avoir analysé de manière collégiale la situation de conflit d’intérêts survenue, l’AFA propose plusieurs pistes pour gérer ledit conflit, qui sont les suivantes :

  • demander à l’intéressé de mettre fin au conflit d’intérêts et de renforcer les modalités de visa et de contrôle hiérarchique de l’activité de ce dernier ;

 

  • transférer le dossier litigieux à un autre salarié, sans lien hiérarchique avec l’intéressé, si ce dernier ne peut pas ou refuse de mettre fin à cette situation ;

 

  • instaurer et/ou renforcer la collégialité pour toutes prises de décisions liées au dossier litigieux ;

 

  • documenter l’analyse qui a été faite de la situation du conflit d’intérêts, ainsi les solutions qui ont été mises en place pour y mettre fin et d’en prévenir la réitération.

 

Mercredi 22 décembre 2021