On vient d'apprendre grâce au journal Le Parisien du 16 avril 2016 qu'un projet de fichage de certains salariés avait été stoppé au sein de la RATP.

Ce fichier aurait notamment servi à établir une "typologie" des conducteurs avec des informations sur le profil d'agent ( difficile, meneur, délégué...)

Bien entendu, la direction, interpellée par une alarme sociale, a précisé qu'il ne s'agissait que d'une initiative personnelle d'un manager et qu'aucune consigne de fichage du personnel n'avait été donnée.

C'est donc l'occasion de rappeler que les droits et obligations des employeurs en matière d’évaluation de leurs salariés et des données collectées, notamment lors des entretiens d'évaluation.

L'article L1222-2 Code du travail prévoit à cet égard que les informations demandées à un salarié ne peuvent avoir pour finalité que d'apprécier ses aptitudes professionnelles. Les évaluateurs doivent donc s’interdire de collecter, notamment, des éléments en rapport avec la vie privée des salariés.

Les données qui peuvent être collectées peuvent porter sur leur identité, la formation, la gestion de la carrière, l’évaluation professionnelle ou encore la validation des acquis de l'expérience.

Les zones commentaires, autorisées, sont néanmoins à utiliser avec la plus grande circonspection.

La loi informatique et libertés précise que les appréciations figurant dans ces zones doivent être pertinentes, adéquates et non excessives.

Prudence donc: les informations doivent être purement objectives. Le responsable doit faire en sorte d’empêcher que des commentaires subjectifs, outranciers voir insultants y figurent. Il peut prévoir des menus déroulants, un système de filtrage de mots clés ou bien vérifier régulièrement leur contenu.
La meilleure des préventions consistera à avoir toujours présent à l’esprit que les salariés peuvent accéder à tout moment aux informations les concernant, de même que les contrôleurs de la CNIL. Cet "auto contrôle" permet donc de n’écrire que ce que l’on est en mesure de présenter et d’assumer.

La CNIL est extrêmement vigilante sur le contenu des zones commentaires et, au besoin, sanctionne les comportements abusifs. Les sanctions peuvent aller d’un avertissement public comme elle l’a fait récemment avec un organisme spécialisé dans l’aide aux devoirs, jusqu’à une sanction financière. La CNIL peut également transmettre les éléments dont elle dispose à la justice si elle constate des infractions pénales.

Le Code du travail (article L 1222-3) prévoit notamment que les salariés doivent être expressément informés des méthodes et techniques d'évaluation professionnelles, avant leur mise en œuvre. En application de la loi Informatique et libertés, les salariés doivent également être informés de l'identité du responsable, de la finalité poursuivie, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses, des conséquences d'un défaut de réponse, des destinataires ainsi que de leur droit d'accès

Chaque salarié évalué peut accéder à ses propres données d’évaluation sur simple demande et en obtenir une copie. Les supérieurs hiérarchiques peuvent, quant à eux, accéder aux données d’évaluation des salariés dont ils sont responsables.
Enfin, les personnes habilitées chargées de la gestion du personnel peuvent accéder à l’intégralité des données d’évaluation.
Les supérieurs hiérarchiques et les gestionnaires du personnel sont évidemment soumis à une obligation de confidentialité.

Les données d’évaluation ne peuvent être conservées au-delà de la période d'emploi de la personne concernée.
Toutefois, il est possible de conserver ces informations plus longtemps, notamment lorsqu’il s’agit de se prémunir contre une éventuelle action en justice d’un ancien salarié. Il faut alors les stocker sur un serveur spécifique, accessible à un nombre limité de personnes et prévoir une traçabilité des opérations consultation.

Enfin, les fichiers informatisés qui comportent des données personnelles, c'est-à-dire permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique, doivent être déclarés à la CNIL.

Pour les fichiers de ressources humaines, il est possible de réaliser une déclaration simplifiée en référence à la norme 46.

Il n'est donc pas question pour une entreprise de ficher n'importe comment ses salariés, et certainement jamais avec des données sur les orientations politiques, religieuses ou sexuelles