Afin de faciliter la connaissance des pouvoirs publics sur l'état des copropriétés et la mise en œuvre des actions destinées à prévenir la survenance de leurs dysfonctionnements, la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 pour l'accès au logement et un urbanisme rénové a instauré un registre d'immatriculation des syndicats de copropriétaires qui administrent des immeubles à destination totale ou partielle d'habitation.

Elle assortit cette obligation d'immatriculation d'une obligation de fournir des informations relatives à l'identification de chaque syndicat de copropriétaires, à son mode de gouvernance, aux procédures administratives et judiciaires éventuellement dressées à son encontre, à l'état de son bâti, ainsi qu'à la tenue de ses comptes annuels.

C'est ainsi que l'article L 711-2 du code de la construction et de l'habitation dispose que les syndicats de copropriétaires sont tenus de déclarer les données suivantes, ainsi que toute modification les concernant:
1° Le nom, l'adresse, la date de création du syndicat, le nombre et la nature des lots qui composent la copropriété ainsi que, le cas échéant, le nom du syndic ;

2° Si le syndicat fait l'objet d'une procédure prévue aux articles 29-1 A ou 29-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis ou à l'article L. 615-6 du présent code ;

3° Si le syndicat fait l'objet d'un arrêté ou d'une injonction pris en application des articles L. 1331-24L. 1331-26L. 1331-26-1L. 1334-2 ou L. 1334-16 du code de la santé publique ou L. 511-2, L. 511-3L. 129-2, L. 129-3 ou L. 129-4-1 du présent code.

Figurent également au registre :

1° A l'issue de chaque exercice comptable, les données essentielles relatives à la gestion et aux comptes du syndicat, issues notamment du budget prévisionnel, des comptes du syndicat et de leurs annexes ;
2° Les données essentielles relatives au bâti issues, le cas échéant, du carnet d'entretien et du diagnostic technique global réalisé en application de l'article L. 731-1, dès lors que celles-ci ne sont pas déjà fournies par les services fiscaux au teneur du registre, qui est autorisé à les utiliser pour la mise en œuvre des objectifs mentionnés àl'article L. 711-1.

La loi prévoit enfin que les formalités soient entièrement dématérialisées.

C'est dans ces conditions que le Décret n° 2016-1167 du 26 août 2016 relatif au registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires fixe les principes d'accès au registre par les syndics, les administrateurs provisoires et les notaires qui vont effectuer les déclarations d'immatriculations initiales et les mises à jour annuelles des données.

Il précise les objectifs encadrant la définition des grandes rubriques de données à porter au registre par les télédéclarants.

Il expose les conditions de consultation des données portées au registre par les représentants légaux des syndicats de copropriétaires, les notaires, les services de l'Etat et des établissements publics de l'Etat chargés de la mise en œuvre des politiques de l'habitat et de lutte contre l'habitat indigne et les copropriétés dégradées, les services des collectivités locales et leurs groupements, ainsi que par le public.

Tous les syndicats de copropriétaires devront avoir accompli les formalités d’immatriculation de transmission des données exigées au 31 décembre 2018.

La date est avancée au 31 décembre 2017 pour les syndicats comportant plus de 50 lots et au 31 décembre 2016 pour ceux qui en comportent plus de 200.

Les syndicats créés après le 31 décembre 2016 devront être immatriculés immédiatement, quel que soit le nombre de lots que comporte la copropriété