Perdre une copropriété fait partie de la vie d’un cabinet de syndic.
Mais une fin de mandat mal gérée peut continuer à produire des effets plusieurs mois après :
- recouvrement impossible faute de pièces ;
- comptes difficiles à reprendre ;
- tensions avec le nouveau syndic ;
- reproches du conseil syndical ;
- voire mise en cause de responsabilité.
Et dans beaucoup de dossiers, le problème ne vient pas d’un “gros” manquement.
Il vient d’un détail oublié au moment de la transmission.
Voici les principaux points de vigilance à avoir en tête.
- 1. La date de fin de mandat doit être claire dès l’AG
L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 impose deux délais :
- sous 15 jours : transmission de la trésorerie et des coordonnées bancaires du syndicat ;
- sous 1 mois : transmission des archives et documents du syndicat.
Sur le papier, cela paraît simple.
En pratique, le premier sujet de tension est souvent la date exacte de cessation des fonctions :
- date de l’assemblée ?
- fin du contrat ?
- prise de fonction effective du nouveau syndic ?
Quand cette date n’est pas clairement fixée, chacun peut avoir une lecture différente des délais.
Le réflexe utile est simple : prévoir dans la résolution désignant le nouveau syndic la date exacte de fin de mandat du syndic sortant.
Cela évite beaucoup de discussions ensuite.
- 2. Beaucoup de difficultés viennent d’archives “partiellement” transmises
Le sujet n’est pas seulement de transmettre “des archives”.
Le sujet est de transmettre un dossier réellement exploitable par le nouveau syndic.
Et c’est là que les difficultés commencent souvent.
Le décret du 23 mai 2019 donne une bonne base de travail puisqu’il liste les documents devant être accessibles sur l’extranet de la copropriété.
En pratique, il faut notamment retrouver :
- règlement de copropriété ;
- carnet d’entretien ;
- contrats en cours ;
- PV d’assemblées générales ;
- diagnostics ;
- balances comptables ;
- relevés bancaires ;
- dossiers contentieux ;
- appels de fonds et régularisations.
Mais surtout :
les documents doivent être utilisables.
Des fichiers incomplets, illisibles ou impossibles à télécharger créent très vite des blocages de gestion.
- 3. Les appels de fonds sont devenus indispensables pour le recouvrement
C’est probablement le point qui crée aujourd’hui le plus de difficultés en reprise de dossier.
Beaucoup de syndics transmettent un grand livre comptable… mais pas les appels de fonds individuels.
Or, dans les procédures de recouvrement, cela devient de plus en plus problématique.
La grande majorité des juridictions considèrent désormais que le grand livre ne suffit pas à démontrer la répartition précise des charges entre copropriétaires.
Et concrètement, le nouveau syndic peut se retrouver bloqué :
- impossible de justifier certaines sommes ;
- difficulté à reprendre une procédure ;
- contestation du copropriétaire débiteur ;
- perte de temps importante.
Dans certains dossiers, cela peut même conduire à un échec du recouvrement.
Le bon réflexe est donc simple, toujours transmettre avec les archives comptables :
- les appels de fonds ;
- les régularisations individuelles ;
- les historiques détaillés.
Ce sont souvent ces pièces qui permettent réellement de poursuivre le dossier.
- 4. Fin de mandat : attention aussi au RGPD
Le sujet est encore souvent mal appliqué.
Une fois son mandat terminé, le syndic n’a plus vocation à conserver librement les données personnelles des copropriétaires.
Il doit :
- transmettre les données nécessaires au nouveau syndic ;
- supprimer ou anonymiser les copies devenues inutiles ;
- conserver uniquement ce qui reste nécessaire pour sa défense ou ses obligations légales.
En pratique, la difficulté est surtout de trouver le bon équilibre :
- ne pas conserver excessivement ;
- mais garder ce qui pourra être utile en cas de contentieux ultérieur.
La durée de 5 ans reste généralement la plus cohérente avec la prescription applicable en matière de copropriété.
- 5. Le bordereau de transmission évite beaucoup de contentieux inutiles
C’est un document parfois négligé… alors qu’il protège tout le monde.
Sans bordereau précis :
- chacun pense avoir transmis ou reçu certains documents ;
- les discussions deviennent rapidement impossibles à trancher ;
- et plusieurs mois après, personne ne sait réellement ce qui manquait à l’origine.
En pratique, un bordereau détaillé permet :
- au syndic sortant de prouver ce qu’il a remis ;
- au nouveau syndic d’identifier immédiatement les pièces absentes ;
- et aux deux cabinets d’éviter des échanges interminables ensuite.
Le plus sécurisant reste un inventaire :
- détaillé ;
- daté ;
- signé par les deux parties.
- 6. Trois ans d’archives… c’est souvent insuffisant
Le décret de 2019 impose une mise à disposition sur trois ans.
Mais la prescription en copropriété est de cinq ans.
Et en pratique, beaucoup de difficultés apparaissent précisément sur des dossiers plus anciens :
- recouvrement ;
- travaux ;
- sinistres ;
- contentieux déjà engagés.
Limiter les archives à trois ans peut donc compliquer sérieusement la reprise de gestion.
Le réflexe le plus prudent reste de conserver et transmettre les documents importants sur cinq années complètes.
- Ce qu’il faut retenir
Une transmission d’archives mal préparée peut désorganiser durablement la gestion de la copropriété.
Et dans la pratique, les difficultés viennent rarement d’un gros incident.
Elles viennent surtout :
- d’un document manquant ;
- d’un appel de fonds introuvable ;
- d’un dossier contentieux incomplet ;
- ou d’un bordereau trop vague.
Une transmission claire, structurée et documentée protège tout le monde :
- le syndic sortant ;
- le nouveau syndic ;
- et surtout le syndicat des copropriétaires.
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