Toutes les meilleurs excuses pour retarder le paiement d’une facture se trouve sur la période estivale : votre client est injoignable, l’interlocuteur, qui valide habituellement les virements n’est pas disponible, le service comptable fonctionne au ralenti, votre client ferme son entreprise plusieurs semaines ou attend lui-même de recevoir un paiement pour vous payer.

De votre côté, les charges ne prennent pas de vacances : salaires, loyers, fournisseurs, échéances bancaires, prêts…

Résultat : une facture impayée en juin peut devenir une vraie tension de trésorerie en septembre.

Alors, que faire avant l’été ?

Réponse : appliquer les 4 étapes simples de ce plan d’action.

 

Étape n°1 : Trier les factures par niveau de risque

Toutes les factures impayées ne présentent pas le même risque. Un retard de quelques jours sur un petit montant n’appelle pas la même réaction qu’une facture ancienne, importante, contestée ou portée par un client devenu silencieux.

Trier vos impayés permet de concentrer votre énergie sur les dossiers qui menacent réellement votre trésorerie.

Identifiez en priorité :

  • les montants importants ;
  • les retards anciens ;
  • les promesses de paiement répétées ;
  • les clients devenus difficiles à joindre ;
  • les clients qui contestent soudainement une facture ancienne ;
  • les entreprises dont l’activité ralentit ;
  • les secteurs fragilisés ;
  • les clients qui ferment plusieurs semaines en juillet ou en août.

Une ou plusieurs factures cumulent plusieurs de ces critères ? Passez à l’étape 2 !

 

Etape 2 : Constituer le dossier

En recouvrement, avoir raison ne suffit pas : il faut pouvoir le prouver.

Avant d’envoyer une mise en demeure ou d’engager une procédure, votre créance doit être claire, chiffrée et documentée. Un dossier complet permet d’agir plus vite, de répondre aux contestations du client et d’éviter de perdre du temps au moment où il faut justement en gagner.

Collecter les pièces permettant de justifier votre créance :

  • Bon de commande ou devis accepté et CGV signées ;
  • Contrat commercial signé ;
  • Bon de livraison / PV de réception de chantier / Preuve de l’exécution de la prestation ;
  • Relances 1, 2 …15, 20 (courriers, email, sms, WhatsApp) ;
  • Lettre recommandée avec avis de réception ;
  • Promesse de paiement du client (email, sms, WhatsApp…) ;
  • Liste des règlements partiels reçus ;
  • Décompte de la somme à percevoir.

Noter également que votre créance doit être prouvée, suivie et réclamée dans le délai de prescription. En matière commerciale, l’action se prescrit en principe par 5 ans, sauf délai spécial plus court.

Votre dossier est prêt ? Passez à l’étape 3 !

 

Étape n°3 : Appelez vos clients

Nombre de dirigeant relègue le recouvrement des factures à leur service comptable alors pourtant qu’ils sont, souvent, en première ligne avec leur client.

Liste des actions à mener de vive voix :

  • Appeler son client et lui demander :
        • Les raisons pour lesquelles vos factures sont impayées ;
        • Ce qu’il propose pour y remédier rapidement ;
        • S’il s’engage sur un délai verrouiller les dates et montants.
  • Envoyer par écrit un compte rendu de la conversation ;
  • Si échéancier : noter le ou les délais de paiement annoncés avec les montants ;
  • A la date d’échéance : vérifier le bon encaissement et à défaut RAPPELEZ VOTRE CLIENT.

Cet appel n’a pas suffi ? Passez à l’étape 4 !

 

Etape 4 : Passez à l’action

Beaucoup d’entreprises n’ont pas de processus de recouvrement.

Un email. Un appel. Puis plus rien pendant quinze jours. Puis une relance plus ferme, parfois sans date, sans historique clair et sans conséquence annoncée.

Le secret ? Agissez !

N’oubliez pas que votre client génère du chiffre d’affaires grâce aux économies qu’il réalise sur votre dos.

Votre client doit donc craindre un mal juridique plus grand que celui de payer vos factures.

Liste des actions à mettre en place selon les clients :

  • Facturez les intérêts et pénalités de retard et les 40 € de frais forfaitaire de recouvrement par facture impayée ;
  • Notifier par LRAR l’arrêt de votre prestation à votre client : vous fabriquez pour lui ? vous devez le livrer ? vous l’approvisionnez en produit ou matériaux à échéance régulière ? vous réalisez une prestation ? Stoppez tout jusqu’au paiement ou la mise en place d’un échéancier ;
  • Vous avez une clause de réserve de propriété : actionnez là et indiquez à votre client que vous agissez pour récupérer le bien fourni ;
  • Vous avez déjà relancé plus de 3 fois :
    • Envoyer une mise en demeure de payer à votre client par LRAR
    • Mieux ! demandez à un avocat d’envoyer une mise en demeure : le dossier change de main c’est un signal d’alerte maximal pour votre client
  • Votre client a déjà été mis en demeure ? Confiez votre dossier à un avocat pour qu’il engage une procédure judiciaire de recouvrement avant l’été.

Et enfin ! Travaillez votre process de recouvrement une bonne fois pour toute et appliquez-le sans exception.