De nombreux entrepreneurs ignorent l'importance de consigner les conditions contractuelles lorsqu'ils se lancent dans un nouveau projet. La précipitation à conclure des accords avec les clients et à exécuter les travaux empêche souvent de respecter certaines formalités initiales simples qui sont pourtant essentielles pour la sécurité des parties.

Les conséquences peuvent être très graves, surtout pour les petites entreprises et les entrepreneurs individuels, notamment lorsqu'ils sont confrontés à un retard de paiement ou à des manquements de la part du client.

Rédiger un contrat écrit, qui identifie clairement les parties impliquées dans la relation commerciale, qui stipule la nature exacte du service fourni, ainsi que les délais d'exécution, le prix, les conditions de prestation du service (ou de vente d'un produit), et la juridiction compétente en cas de litige, est fondamental et permet d'éviter des difficultés futures.

Dans de nombreux cas, il convient également de prévoir des clauses telles que la force majeure (en cas d'empêchements indépendants de la volonté de l'entrepreneur) et la protection de la vie privée ! À une époque où les réglementations relatives à la protection des données à caractère personnel sont si nombreuses, l'entrepreneur ne peut pas prendre le risque de traiter les données à caractère personnel de ses clients (même à des fins de facturation et de comptabilité) sans avoir préalablement obtenu leur consentement explicite.

Lorsque la rédaction d'un contrat n'est pas envisageable en raison de la nature même de la prestation, il est possible d'opter pour des Conditions générales de vente (CGV) ou des Conditions générales d'utilisation (CGU) en fonction de la nature du service ou du produit. Elles peuvent être complétées par des Conditions particulières dans certains cas.

Ce type de document n'a pas besoin d'être rédigé à partir de zéro à chaque nouvelle relation commerciale : l'entrepreneur peut disposer d'un modèle applicable à tous ses clients et le proposer pour chaque nouveau projet. Il peut être accompagné d'une page de garde adaptable dans laquelle sont stipulées les conditions particulières à chaque cas, telles que l'identité des parties, le prix de vente, la date et les conditions de paiement, etc.

La simple existence de ce type de document sécurise considérablement la relation commerciale. En cas de litige, il sert de base pour prouver le consentement des parties aux conditions préalablement stipulées. Il sert également à justifier la contractualisation effective de la prestation en cas de non-paiement impliquant une action en justice en recouvrement de créances.

L'avocat est la personne la mieux placée pour accompagner les entrepreneurs dans ce type de documentation juridique.