L'article 19 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983, dite loi "le Pors", qui constitue le titre Ier du statut des fonctionnaires de l'État et des collectivités territoriales dispose que :

"Le fonctionnaire à l'encontre duquel une procédure disciplinaire est engagée a droit à la communication de l'intégralité de son dossier individuel et de tous les documents annexes et à l'assistance de défenseurs de son choix. L'administration doit informer le fonctionnaire de son droit à communication du dossier."

L'article 4 du décret n°89-677 du 18 septembre 1989 relatif à la procédure disciplinaire applicable aux fonctionnaires territoriaux ajoute que :

"L'autorité investie du pouvoir disciplinaire informe par écrit l'intéressé de la procédure disciplinaire engagée contre lui, lui précise les faits qui lui sont reprochés et lui indique qu'il a le droit d'obtenir la communication intégrale de son dossier individuel au siège de l'autorité territoriale et la possibilité de se faire assister par un ou plusieurs conseils de son choix."

 

1. En conséquence, lorsqu'une Collectivité informe l'agent de l'engagement d'une procédure disciplinaire à son encontre, elle doit également l'informer de son droit à obtenir la communication de son dossier individuel.

Il s'agit d'une formalité substantielle qui doit être respectée sous peine de l'annulation pure et simple de la sanction.

Il convient de souligner que ce droit peut être exercé dans le cadre d'une procédure disciplinaire jusqu'à ce que l'autorité administrative adopte une sanction.

Ainsi, encourt la nullité une sanction prononcée alors que l'agent a demandé la communication de son dossier après la tenue du conseil de discipline, mais avant que l'administration ne se prononce sur la sanction :

"Considérant que ces dispositions impliquent notamment qu’il soit fait droit à la demande de communication de son dossier à l’agent concerné par une procédure disciplinaire dès lors que cette demande est présentée avant que l’autorité disposant du pouvoir de sanction se prononce ; qu’en estimant que le refus opposé à la demande de communication des pièces de son dossier présentée par M. B… n’entachait pas d’irrégularité la procédure de révocation au motif que cette demande était postérieure à la tenue du conseil de discipline, alors qu’il ressortait des pièces du dossier qui lui était soumis que cette demande était antérieure à l’intervention de l’arrêté ministériel de révocation, la cour administrative d’appel de Bordeaux a commis une erreur de droit ; que, par suite, sans qu’il soit besoin d’examiner les autres moyens du pourvoi, son arrêt doit être annulé ;" (CE, 25 juillet 2013, n°360899).

En pratique, la consultation s'effectue au siège de l'autorité territoriale, et l'agent peut également demander à obtenir une copie papier de son dossier.

 

2. Selon les mêmes dispositions précitées, l'administration doit impérativement mettre à disposition de l'agent :

  • son dossier disciplinaire ;
  • son dossier individuel.

Le Conseil d'État vient récemment de préciser que lorsqu'une enquête administrative a été diligentée , l'agent doit recevoir communication du rapport d'enquête et des pièces qui y sont annexées :

"3. Lorsqu’une enquête administrative a été diligentée sur le comportement d’un agent public ou porte sur des faits qui, s’ils sont établis, sont susceptibles de recevoir une qualification disciplinaire ou de justifier que soit prise une mesure en considération de la personne d’un tel agent, le rapport établi à l’issue de cette enquête, y compris lorsqu’elle a été confiée à des corps d’inspection, ainsi que, lorsqu’ils existent, les procès-verbaux des auditions des personnes entendues sur le comportement de l’agent faisant l’objet de l’enquête font partie des pièces dont ce dernier doit recevoir communication en application de l’article 19 de la loi du 13 juillet 1983, sauf si la communication de ces procès-verbaux serait de nature à porter gravement préjudice aux personnes qui ont témoigné." (CE, 28 janvier 2021, n°435946).

 

3. Enfin, il convient de rappeler que l'administration doit impérativement laisser à l'agent un délai suffisant (au minimum 5 jours mais la jurisprudence est fluctuante sur ce point) pour préparer sa défense (voir en ce sens CAA Nancy, 22 décembre 2005, n°01NC00358).

Ainsi, un délai de quelques heures laissé à l'agent pour consulter son dossier et préparer sa défense est insuffisant, ce qui prive l'intéressé d'une garantie, et est de nature à entacher d'illégalité la sanction (CAA Paris 19 décembre 2014, n°13PA02612).

Il convient de souligner que la circonstance que l'agent soit en arrêt de maladie pendant la période où il pouvait consulter son dossier est sans influence sur la régularité de la décision prononçant une sanction disciplinaire (CAA Nancy, 22 décembre 2005, n°01NC00358 ; CAA Bordeaux, 13 octobre 2005, n° 03BX02223).