De nombreux syndics de copropriétés sont confrontés à un dilemme lorsque demande leur est faite, par les membres du conseil syndical ou par un copropriétaire, de leur communiquer les adresses des autres copropriétaires de l’ensemble immobilier.

En effet, dans l’exercice de leurs fonctions, les syndics sont nécessairement amenés à récolter et conserver des données personnelles, tels les noms et adresses des copropriétaires, dont le traitement est soumis à des obligations destinées à protéger la vie privée et les libertés individuelles au titre du Règlement Général de Protection des Données (RGPD).

Dès lors, le syndic doit-il refuser de communiquer les adresses des copropriétaires lorsqu’elles lui dont réclamées, en invoquant la protection des données personnelles organisée par le RGPD, ou, au contraire, a-t-il l’obligation de communiquer ces adresses, même sans le consentement des personnes concernées ?

La question peut légitiment se poser.

Et la réponse se trouve dans l’application des règles spécifiques applicables à la copropriété.

Par principe, nul ne détient le droit de réclamer directement les coordonnées des copropriétaires de l’immeuble soumis au régime de la copropriété ; ces informations sont en effet protégées et ne pourraient être divulguées qu’avec le consentement de leurs titulaires.

Mais en revanche, en application des articles 17 et 33 du décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le syndic en charge de l’administration de l’immeuble et de la conservation des archives du syndicat, a l’obligation de délivrer copie des procès-verbaux des assemblées générales et de leurs annexes, qui incluent la feuille de présence, à tout copropriétaire qui en ferait la demande.

Or, la feuille de présence, doit, aux termes de l’article 14 du décret n°67-223 du 17 mars 1967, notamment indiquer les noms et domicile de chaque copropriétaire présent ou représenté.

La délivrance de la feuille de présence constitue donc un droit pour tout copropriétaire, le syndic ne pouvant se faire juge de la légitimité ou de l’utilité de la pièce dont la communication est sollicitée (Civ. 3ème, 18 décembre 2001 n°00-14110).

Aucun texte ne permet par ailleurs de communiquer une copie partielle ou tronquée de la feuille de présence (Civ. 3ème 18 février 2014 n°13-10307), en occultant les adresses des copropriétaires par exemple, le défaut de communication conforme équivalant à une absence de communication ; ou d’invoquer le respect de la vie privée pour s’y opposer (CA RENNES 6 juin 2013 n°11/07662).

Le syndic a donc l’obligation de transmettre les documents visés aux articles 17 et 33 du décret n°67-223 du 17 mars 1967 à tout copropriétaire qui lui en fera la demande, même s’ils contiennent des données à caractère personnel.

Bien plus, aux termes de l’article 21, alinéa 6, de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, tel qu’issu de l’article 203 de la loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018, dite loi Élan, le conseil syndical peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété, ce qui inclus les documents comportant les adresses des copropriétaires.

Et cette obligation est désormais sanctionnée par une pénalité de 15 euros par jour de retard au-delà du délai d’un mois à compter de la demande du conseil syndical.

A bon entendeur…