OUI : s’agissant du comité médical, aucun délai précis de prévenance n’est spécifié par les textes et le juge saisi appréciera si le délai laissé à l’agent est « suffisant » pour l’exercice du contradictoire et compte tenu aussi de son éloignement géographique.
Il ne résulte pas des dispositions de l'article 4 du décret du 30 juillet 1987 que le fonctionnaire doive nécessairement être convoqué lors de la séance du comité médical.
En revanche, ces dispositions imposent à l'administration d'informer l'agent de la date à laquelle le comité médical examinera son dossier, de ses droits concernant la communication de son dossier et de la possibilité de faire entendre le médecin de son choix, ainsi que des voies de recours possibles devant le comité médical supérieur.
Pour ce qui concerne la commission de réforme, des délais de prévenance variables selon la fonction publique (Etat, territoriale ou hospitalière) sont prévus par les textes.
- Pour la fonction publique d’Etat un délai minimum de huit jours doit séparer la date à laquelle la consultation du dossier est possible de la date de la réunion de la commission de réforme.
- Pour les fonctions publiques territoriale et hospitalière, le secrétariat de la commission de réforme convoque les membres titulaires et l'agent concerné au moins quinze jours avant la date de la réunion.
Dix jours au moins avant la réunion de la commission, le fonctionnaire est invité à prendre connaissance, personnellement ou par l'intermédiaire de son représentant, de son dossier, dont la partie médicale peut lui être communiquée, sur sa demande, ou par l'intermédiaire d'un médecin.
« Le délai de 10 jours constitue une formalité substantielle afin que l'agent soit mis à même de se défendre, notamment en ce qui concerne les éléments médicaux de son dossier ; qu'à cet égard, la circonstance que l'intéressée a été présente à la séance du 28 juin 2007 ne permet pas, à elle seule, d'établir qu'elle aurait disposé d'un délai suffisant pour organiser sa défense ; l’indication du délai de convocation devant la commission de réforme est une « formalité substantielle » permettant à l’agent d’être mis en mesure de se défendre.»
« Mme B...fait valoir qu'elle n'a pas été convoquée à la séance du 5 septembre 2013, au cours de laquelle le comité médical départemental devait examiner sa demande de congé de longue maladie, ni même informée de la tenue de cette séance et de ses droits. Il ne résulte pas des dispositions précitées de l'article 4 du décret du 30 juillet 1987 que le fonctionnaire doive nécessairement être convoqué lors de la séance du comité médical. En revanche, ces dispositions imposent à l'administration d'informer l'agent de la date à laquelle le comité médical examinera son dossier, de ses droits concernant la communication de son dossier et de la possibilité de faire entendre le médecin de son choix, ainsi que des voies de recours possibles devant le comité médical supérieur. Même si, comme le fait valoir la commune, ces dispositions n'imposent pas non plus qu'une telle information soit faite par lettre recommandée avec accusé de réception, en se bornant à produire la copie d'un courrier en date du 20 août 2013 adressé à Mme B..., l'informant de la date de la tenue du comité médical et de ses droits, sans justifier de ce que ladite information aurait été notifiée à l'intéressée, qui conteste l'avoir reçue, la décision par laquelle le maire de la commune de Villenave d'Ornon a rejeté la demande de congé longue maladie présentée par Mme B...doit être regardée comme ayant été prise à l'issue d'une procédure irrégulière. Il résulte de ce qui précède que la commune n'est pas fondée à se plaindre de ce que, par le jugement attaqué n° 1402256, 1403132, le tribunal administratif de Bordeaux a annulé la décision du 16 juin 2014 portant rejet de la demande de congé de longue maladie de Mme B... et a enjoint à la commune de réexaminer la situation de l'intéressée. »
CAA de BORDEAUX, 6ème chambre - formation à 3, 03/01/2017, 15BX02052, Inédit au recueil Lebon
La preuve de la date de réception incombe toujours à l'administration.(TA CERGY-PONTOISE, 02 décembre 2010, Commune de Bagnolet, n°0607902)
La jurisprudence constante rappelle que le courrier simple, même quand il est doublé par la collectivité ne permet absolument pas de prouver sa bonne réception, ce qui se comprend aisément du fait de l’impossibilité de s’assurer que le destinataire ait bien reçu le pli.
TA Versailles 24 juin 2008, Cne La Verrière, n° 0701618 et 0701409.
L’absence, ou l’irrégularité de la convocation entraîne nécessairement l’annulation de la décision.
Pour un cas de convocation ne mentionnant pas le droit à consulter son dossier, voir TA Melun 12 juin 2013, Cne Villejuif, n° 1101718/14, 1103582/14 et 1103690/14.
21 - Pour la fonction publique d’Etat, l’article 19 du décret du 14 mars 1986 dispose que « Le fonctionnaire est invité à prendre connaissance, personnellement ou par l'intermédiaire de son représentant, de la partie administrative de son dossier. Un délai minimum de huit jours doit séparer la date à laquelle cette consultation est possible de la date de la réunion de la commission de réforme ; il peut présenter des observations écrites et fournir des certificats médicaux. »
22 - Pour les fonctions publiques territoriale et hospitalière, l’article 14 de l’arrêté du 4 août 2004 relatif aux commissions de réforme des agents de la fonction publique territoriale et de la fonction publique hospitalière indique que « Le secrétariat de la commission de réforme convoque les membres titulaires et l'agent concerné au moins quinze jours avant la date de la réunion. La convocation mentionne la liste des dossiers à examiner, les références de la collectivité ou de l'établissement employeur, l'objet de la demande d'avis. Chaque dossier à examiner fait l'objet, au moment de la convocation à la réunion, d'une note de présentation, dans le respect du secret médical. »
L’article 16 de l’arrêté précité dispose que : « Dix jours au moins avant la réunion de la commission, le fonctionnaire est invité à prendre connaissance, personnellement ou par l'intermédiaire de son représentant, de son dossier, dont la partie médicale peut lui être communiquée, sur sa demande, ou par l'intermédiaire d'un médecin ; il peut présenter des observations écrites et fournir des certificats médicaux. La commission entend le fonctionnaire, qui peut se faire assister d'un médecin de son choix. Il peut aussi se faire assister par un conseiller. »
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