Un bail commercial bien négocié est essentiel pour établir des relations durables entre le bailleur et le locataire. En engageant des discussions approfondies, les deux parties peuvent éviter des litiges coûteux et maintenir une collaboration fructueuse tout au long de la durée du bail.

Parmi les différentes clauses négociables du bail, les charges peuvent faire l’objet d’une attention particulière.

La répartition entre le bailleur et le locataire des charges du bail commercial

Avant la loi Pinel n°2014-626 du 18 juin 2014, les bailleurs et preneurs pouvaient fixer librement la répartition des charges.

La loi Pinel et son décret d’application publié le 5 novembre 2014 règlementent la répartition des charges et du coût des travaux entre un bailleur et un locataire pour un bail commercial (L. 145-40-2 du Code de commerce).

Tout contrat de location doit comporter un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés à ce bail, comportant l'indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire.

Lors de la conclusion du contrat de location, le bailleur devra communiquer à chaque locataire un état prévisionnel des travaux qu'il envisage de réaliser dans les trois années suivantes, assorti d'un budget prévisionnel.

Le montant des impôts, taxes et redevances pouvant être imputés au locataire devra correspondre strictement au local occupé par chaque locataire et à la quote-part des parties communes nécessaires à l'exploitation de la chose louée.

L'état récapitulatif annuel, qui inclut la liquidation et la régularisation des comptes de charges, est communiqué au locataire au plus tard le 30 septembre de l'année suivant celle au titre de laquelle il est établi ou, pour les immeubles en copropriété, dans le délai de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété sur l'exercice annuel.

Le bailleur devra informer le locataire des charges, impôts, taxes et redevances nouveaux.

Tous les trois ans, le bailleur devra communiquer à chaque locataire un état prévisionnel des travaux qu'il envisage de réaliser dans les trois années suivantes, assorti d'un budget prévisionnel et un état récapitulatif des travaux qu'il a réalisés dans les trois années précédentes, précisant leur coût.

Il existe des exceptions de charges qui ne peuvent être imputés au locataire.

Ne peuvent être imputés au locataire : les dépenses relatives aux grosses réparations mentionnées à l'article 606 du code civil ainsi que, le cas échéant, les honoraires liés à la réalisation de ces travaux.

Ne peuvent être imputés au locataire : les impôts, notamment la contribution économique territoriale, taxes et redevances dont le redevable légal est le bailleur ou le propriétaire du local ou de l'immeuble ; toutefois, peuvent être imputés au locataire la taxe foncière et les taxes additionnelles à la taxe foncière ainsi que les impôts, taxes et redevances liés à l'usage du local ou de l'immeuble ou à un service dont le locataire bénéficie directement ou indirectement.

Les provisions sur charges

L'absence de régularisation des charges dans les conditions prévues au bail commercial rend sans cause les appels trimestriels de provision à valoir sur le paiement de charges (Cass.civ. 3, 05/11/2014, n°13-24.451).

Il incombe au bailleur qui réclame au preneur de lui rembourser, conformément au contrat de bail commercial le prévoyant, un ensemble de dépenses et de taxes, d’établir sa créance en démontrant l’existence et le montant de ces charges. En conséquence, pour conserver, en les affectant à sa créance de remboursement des charges, les sommes versées au titre des provisions, le bailleur doit justifier le montant des dépenses. Faute d’y satisfaire, il doit restituer au preneur les sommes versées au titre des provisions (Cass. civ. 3, 17-09-2020, n° 19-14.168).

Les régularisations de charges pour des sommes très importantes, même si elles étaient prévisibles pour le bailleur, et le fait que le locataire n’ait pas eu une vision exacte du montant réel des charges lors de la conclusion du bail, sont des éléments postérieurs impropres à caractériser l'existence de l'erreur du locataire sur la substance lors de la conclusion du contrat, la validité du consentement devant être appréciée à cette date (Cass. civ. 3, 15-02-2023, n° 21-23.166).

Il est crucial que les termes de la répartition des charges soient clairement définis dans le bail commercial, contribuant ainsi à une relation transparente entre les parties.