Le forfait annuel en jours offre une souplesse importante dans l’organisation du temps de travail de certains salariés autonomes.
Mais cette souplesse impose en contrepartie un suivi réel de la charge de travail, du nombre de jours travaillés et du respect des temps de repos.
Pour l’employeur, il ne suffit donc pas d’avoir signé une convention individuelle de forfait en jours lors de l’embauche.
Tout au long de la relation de travail, plusieurs obligations doivent être respectées. À l’approche de la fin de la période de référence, il est particulièrement utile de vérifier que le dispositif a été correctement suivi et qu’aucun salarié ne risque de dépasser son forfait.
À défaut, les conséquences peuvent être importantes : lorsque les garanties destinées à protéger la santé et le repos du salarié ne sont pas respectées, la convention de forfait peut être privée d’effet et le salarié peut alors réclamer le paiement d’heures supplémentaires.
Le forfait jours repose-t-il sur un accord collectif valable ?
La première vérification concerne le fondement même du dispositif.
Selon l’article L. 3121-63 du Code du travail, les forfaits annuels en jours doivent être prévus par un accord collectif d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, par une convention ou un accord de branche.
Cet accord détermine notamment, conformément à l’article L. 3121-64 du Code du travail :
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les catégories de salariés pouvant bénéficier d’un forfait jours ;
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la période de référence du forfait ;
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le nombre de jours compris dans le forfait, dans la limite de 218 jours ;
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les modalités de prise en compte des absences et des entrées ou sorties en cours de période ;
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les modalités de suivi et d’évaluation de la charge de travail ;
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les modalités d’échange entre l’employeur et le salarié sur cette charge de travail, l’organisation du travail, l’articulation entre vie professionnelle et vie personnelle et la rémunération.
La période de référence n’est d’ailleurs pas nécessairement l’année civile : elle peut correspondre à toute période de douze mois consécutifs prévue par l’accord collectif.
Avant même de contrôler l’exécution des forfaits, il est donc utile de vérifier le contenu de l’accord collectif applicable.
L’entretien annuel spécifique au forfait jours a-t-il été réalisé ?
L’entretien consacré au forfait jours est l’un des principaux points de vigilance.
Lorsque l’accord collectif ne prévoit pas lui-même des garanties suffisantes, l’article L. 3121-65 du Code du travail impose notamment à l’employeur d’organiser une fois par an un entretien avec le salarié.
Cet entretien doit porter sur :
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sa charge de travail ;
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l’organisation de son travail ;
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l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ;
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sa rémunération.
Il ne faut pas confondre cet entretien avec un simple entretien annuel d’évaluation ou avec l’entretien professionnel.
Un même rendez-vous peut éventuellement servir de support à plusieurs échanges, mais encore faut-il pouvoir démontrer que les questions spécifiques au forfait jours ont réellement été abordées.
La Cour de cassation l’a rappelé dans un arrêt du 27 mars 2024.
Dans cette affaire, l’employeur faisait valoir qu’il avait organisé des entretiens annuels d’évaluation. Cela n’a pas suffi : les éléments produits ne permettaient pas de démontrer que l’organisation et la charge de travail, l’amplitude des journées, l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ainsi que la rémunération avaient effectivement été examinés.
La Cour rappelle que lorsque l’employeur ne respecte pas les garanties légales et conventionnelles destinées à protéger la santé et le repos du salarié, la convention de forfait peut être privée d’effet.
En pratique, il est donc préférable de prévoir un support d’entretien identifiant clairement les sujets propres au forfait jours.
Le nombre de jours travaillés est-il réellement suivi ?
Un salarié au forfait jours n’est pas soumis à un décompte de son activité en heures.
Cela ne signifie pas pour autant que l’employeur peut renoncer à tout suivi.
L’article L. 3121-64 du Code du travail impose que l’accord collectif organise l’évaluation et le suivi régulier de la charge de travail.
Lorsque les stipulations conventionnelles sont insuffisantes sur ce point, l’article L. 3121-65 prévoit notamment l’établissement d’un document de contrôle faisant apparaître le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées.
Ce document peut être renseigné par le salarié, mais il demeure établi sous la responsabilité de l’employeur.
À l’approche de la fin de la période de référence, il est donc recommandé d’établir un état individuel permettant de connaître :
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le nombre de jours déjà travaillés ;
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le nombre de jours de repos déjà pris ;
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les jours restant à prendre ;
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le nombre de jours que le salarié devrait avoir travaillé à la fin de la période.
Ce suivi permet surtout d’éviter de découvrir trop tard qu’un salarié va dépasser son forfait.
Les jours de repos ont-ils effectivement été pris ?
Le nombre de jours de repos résultant d’un forfait jours varie selon le calendrier, le nombre de jours compris dans le forfait, les congés payés et, le cas échéant, les dispositions conventionnelles applicables.
Le plafond de 218 jours prévu par le Code du travail n’est d’ailleurs pas nécessairement le nombre retenu par l’entreprise : un accord collectif ou la convention individuelle peut prévoir un forfait inférieur.
L’employeur doit donc vérifier que les jours de repos correspondant au forfait ont effectivement été pris.
Lorsqu’un salarié dispose encore de plusieurs jours de repos à l’approche de la fin de la période de référence, il est préférable d’anticiper leur prise plutôt que d’attendre les derniers jours.
Cette vérification est également importante au regard de l’obligation générale de l’employeur de s’assurer que la charge de travail reste compatible avec les temps de repos quotidiens et hebdomadaires.
Que faire si le salarié risque de dépasser son forfait ?
Le dépassement du nombre de jours prévu au forfait n’a pas vocation à devenir un mode normal d’organisation.
Il existe néanmoins un mécanisme permettant au salarié de travailler au-delà de son forfait.
L’article L. 3121-59 du Code du travail prévoit que le salarié peut, avec l’accord de son employeur, renoncer à une partie de ses jours de repos en contrepartie d’une majoration de salaire.
Cette renonciation suppose un accord écrit.
Un avenant à la convention individuelle de forfait doit déterminer le taux de majoration applicable aux journées supplémentaires.
Ce taux ne peut pas être inférieur à 10 %.
L’avenant n’est valable que pour l’année en cours et ne peut pas être reconduit tacitement.
Il ne s’agit donc pas d’un mécanisme permettant à l’employeur d’imposer unilatéralement au salarié de travailler davantage.
Il faut également vérifier le nombre maximal de jours pouvant être travaillés.
Ce plafond peut être fixé par l’accord collectif. À défaut, il est limité à 235 jours par an.
Quels sont les risques si les obligations ne sont pas respectées ?
Il faut distinguer deux difficultés.
La première concerne le fondement collectif du forfait jours. Le dispositif doit reposer sur un accord collectif permettant le recours au forfait et répondant aux exigences légales.
La seconde concerne son exécution concrète.
Même lorsqu’un forfait repose sur un accord collectif valable, l’employeur doit encore respecter les mécanismes de suivi destinés à protéger la santé et le repos du salarié.
La Cour de cassation considère ainsi que lorsque l’employeur ne respecte pas les obligations légales ou conventionnelles applicables au suivi du forfait, la convention individuelle peut être privée d’effet.
Dans son arrêt du 27 mars 2024, la Chambre sociale rappelle expressément que, dans cette situation, le salarié peut prétendre au paiement d’heures supplémentaires, dont le juge doit alors vérifier l’existence et le nombre.
Le risque financier peut donc être significatif, notamment lorsque la situation s’est prolongée pendant plusieurs années.
Que vérifier concrètement avant la fin de la période de référence ?
Pour sécuriser les forfaits jours, l’employeur a intérêt à effectuer un contrôle régulier, et en particulier avant la fin de chaque période de référence.
Il convient notamment de vérifier :
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que chaque salarié concerné relève bien du dispositif prévu par l’accord collectif ;
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que les entretiens spécifiques au forfait jours ont été réalisés et tracés ;
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que le nombre de journées et demi-journées travaillées est correctement suivi ;
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que la charge de travail reste raisonnable ;
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que les temps de repos sont respectés ;
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que les jours de repos ont effectivement été pris ;
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qu’aucun salarié ne risque de dépasser son forfait sans régularisation.
Lorsque le dépassement ne peut plus être évité par la prise de jours de repos, la conclusion d’un avenant de renonciation peut être envisagée, sous réserve de l’accord du salarié et du respect des dispositions conventionnelles applicables.
Le forfait jours n’est donc pas un dispositif que l’on met en place lors de la signature du contrat avant de l’oublier.
Sa sécurisation repose avant tout sur un suivi régulier et documenté pendant toute la relation de travail.
Thomas LE STUM – Avocat en droit du travail
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