La Cnil, dans une fiche publiée sur son site apporte quelques éléments de réponse.

Par principe tout message reçu ou envoyé depuis le poste de travail mis à disposition par l’employeur a un caractère professionnel : « Les fichiers créés, envoyés ou reçus depuis le poste de travail mis à disposition par l’employeur ont par principe un caractère professionnel ».

L’employeur peut les consulter.

Toutefois, si le message est clairement identifié comme étant personnel ou si l’objet du message précise clairement qu’il s’agit d’un message privé ou personnel, l’employeur ne doit pas en prendre connaissance, attention seuls les messages portant la mention « Personnel » ou « Privé » ou stockés dans un dossier portant ces mentions bénéficient de cette protection. Dans ce cas, l’employeur a ici l’interdiction de les consulter, même en présence du salarié.

Une exception existe lorsque l’employeur justifie de « circonstances particulières » lui permettant de solliciter une autorisation judiciaire d’accéder aux emails personnels ou privés du salarié.

En pratique :

Il est possible de prévoir la mise en place d'un message automatique envoyé à partir de la boîte mail du salarié afin de donner les noms des personnes à contacter en l'absence du salarié, permettant ainsi d'assurer la continuité du service.

Même en l'absence de charte informatique, comme nous l’avons vu ci-dessus l'employeur peut consulter les emails du salarié.

Le salarié devra être informé de la date de fermeture de sa messagerie afin qu'il puisse s'organiser. La messagerie devra être définitivement fermée lorsque le salarié aura quitté l'entreprise.

Il est recommandé aux employeurs de mettre en place une charte informatique propre à leur entreprise fixant les modalités de consultation et d’utilisation des messageries pendant les absences de leurs salariés.