L’article L.1110-4 du code de la santé publique dispose que « toute personne prise en charge par un professionnel, un établissement, un réseau de santé ou tout autre organisme participant à la prévention et aux soins a droit au respect de sa vie privée et du secret des informations la concernant. (…) ce secret couvre l’ensemble des informations concernant la personne venue à la connaissance du professionnel de santé, de tout membre du personnel de ces établissements ou organismes et de toute autre personne en relation, de par ses activités, avec ces établissements ou organismes ».

Les comités médicaux ne doivent donc pas transmettre à l’administration, lorsqu’il diffuse les avis rendus à l’issue d’une séance, des renseignements qui permettraient de deviner la pathologie dont souffre un agent.

La circulaire FP/4 n°1711 du 30 janvier 1989 relative à la protection sociale contre les risques maladie et accidents de service des fonctionnaires et stagiaires de l’Etat l’explicite au point 3.4 de sa deuxième partie : « la rubrique « observations » du procès-verbal de réunion du comité doit être servie afin, en tant que besoin, et dans toute la mesure compatible avec le respect du secret médical, d’éclairer au mieux l’administration sur la détermination des droits à congé du fonctionnaire ».

La Circulaire FP n° 2070 du 02 mars 2004 relative au respect du secret médical dans le cadre de l’activité des comités médicaux précise que pour réaliser cet objectif, il est demandé au comité médical de produire deux documents distincts :

- un procès-verbal exhaustif, contenant toutes les informations médicales de l’agent, qui devra être conservé avec la plus grande confidentialité par le comité médical ;

- des extraits partiels du procès-verbal relatifs à l’avis rendu par le comité médical pour chaque agent, qui seront envoyés aux services gestionnaires et qui préciseront uniquement la composition du comité médical ainsi que la solution statutaire la mieux appropriée à l’état médical de l’agent.

Le recours à un système de codage permettant, tout en ne mentionnant pas expressément la pathologie, de donner des indications sur sa nature, n’est, en aucun cas, autorisé dans ces documents.

Il est impératif que le procès-verbal et les extraits soient signés soit par les deux médecins généralistes membres du comité médical, soit par le médecin secrétaire de ce comité mais pas par un agent administratif du service assurant le secrétariat du comité.

Par ailleurs, la mention de la spécialité des médecins présents lors des séances des comités médicaux ne doit pas apparaître dans l’extrait du procès-verbal transmis à l’administration dont est originaire l’agent concerné.

Aucune obligation légale n’impose, en effet, une telle précision qui peut contrevenir au respect du secret médical dans la mesure où l’indication de la spécialité du médecin peut, dans certains cas, permettre de déduire la pathologie dont souffre l’agent.