Comment consulter son dossier administratif en pratique?
Que ce soit durant sa carrière ou un préalable à une procédure disciplinaire, tout agent a intérêt à connaitre le contenu de son dossier administratif.
Alors, que doit il contenir et surtout que ne doit il pas contenir?
Comment en obtenir communication et comment en pratique procéder lors du rendez vous de consultation de ce dossier?
Votre dossier individuel réunit tous les documents concernant votre situation administrative.
Vous devez y trouver notamment :
- Votre carrière : arrêtés de nomination, d'avancement, de promotion interne, de changement de position statutaire (détachement, mise en congé parental, disponibilité, etc.)
- Vos évaluations professionnelles
- Les formations que vous avez suivies
- Vos absences : arrêtés de mise en congé (de maternité, de paternité, de maladie, etc.).
Ces documents sont enregistrés, numérotés et classés sans discontinuité. (en théorie…)
Vous ne devez pas y trouver :
- De documents mentionnant vos opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses…
- D’informations relatives à votre santé (sauf naturellement arrêté de mise en congé de maladie, avis du conseil médical, etc.).
- De mentions relatives à des sanctions disciplinaires amnistiées ou effacées. (attention les documents évoquant les faits à l’origine de la sanction demeurent présents au dossier)
Qui a mon dossier ?
Le dossier est conservé par votre administration.
En cas de détachement ou de mise à disposition, votre dossier reste géré par votre administration d'origine.
Le dossier est transféré à votre nouvelle administration en cas de mutation ou d'embauche par une autre administration.
Délai de conservation du dossier
Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée par arrêté pour chaque type de document.
À la fin de la période de conservation en gestion courante, chaque document fait l'objet soit d'un archivage intermédiaire, soit d'une destruction, dans des conditions fixées par arrêté.
Demande de consultation du dossier individuel
Vous pouvez à tout moment demander, par écrit, à consulter votre dossier. Vous n'avez pas à motiver votre demande.
Votre dossier administratif ne peut être consulté que par vous-même. Mais vous pouvez vous faire accompagner d'une personne de votre choix lors de la consultation.
L'administration doit répondre à votre demande dans le délai d'un mois. Au-delà, l'absence de réponse équivaut à un refus.
La consultation peut avoir lieu pendant le temps de travail, mais si vous en demandez une copie, vous pouvez emporter la copie de votre dossier pour le consulter chez vous.
Il est conseillé de consulter régulièrement, par exemple tous les deux à trois ans, son dossier administratif à titre préventif et d’en conserver une copie.
Que faire lors de la consultation ?
Si cette consultation a lieu dans le cadre d’une procédure disciplinaire il est conseillé de s’y rendre accompagné, généralement du membre d’un syndicat ou d’un avocat.
Dans ce cas, il convient de prévenir avant son administration et de les informer du nom et de la qualité de l’accompagnateur.
Lors de la consultation dudit dossier, il vous est remis en général une feuille à remplir mentionnant d’une part les documents dont il est demandé copie et d’autre part vos observations.
Il est important lors de cette consultation de bien remplir cette feuille.
Nous vous conseillons de demander une copie complète du dossier (qui peut vous être remis en version papier ou en scan.
Au début de votre consultation il faut vérifier si les éléments du dossier sont bien numérotés. Souvent ce n’est pas le cas.
Vous pouvez y procéder.
Par exemple il peut être mis en place une numérotation par sous côte et par document. (ex : 1ere sous cote A puis à l’intérieur A1, A2…) Il faut bien numéroter également le nombre de page.
Il est conseillé de reprendre sur la feuille remise dans observations la numérotation de ce qui vous a été remis. (si nécessaire rajouter une page)
Cela pourrait donner par exemple :
A1 arrêté de nomination 3 pages
A2 arrêté de mutation 1 page
B1 correspondance du 03.07.2024 1 page….
Cette numérotation est importante car elle permet de figer votre dossier dans le temps et d’éviter qu’une page apparaisse ou disparaisse entre votre consultation et une audience disciplinaire…
Une fois la lecture du dossier achevé, vous pouvez noter vos observations telles que par exemple les documents manquants, les documents violant le secret médical…
Naturellement vous faire assister par un avocat dès cette consultation vous permettra de préparer au mieux une éventuelle procédure disciplinaire.
N'hésitez pas à nous contacter si vous êtes dans ce cas.
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