Quelles sont les obligations des TPE-PME et quels sont les bénéfices de l’externalisation de la gestion de paie ?

 

Bien que les obligations juridiques des employeurs semblent souvent complexes à mettre en place et à gérer, elles demeurent essentielles pour protéger les droits et les intérêts des salariés et garantir des conditions de travail équitables et sécurisées.

La réglementation qui encadre les relations de travail est dense et englobe différentes catégories d'obligations à commencer par l’obligation d'établir un contrat de travail écrit avec chaque salarié.

Selon cette obligation, le contrat doit respecter un certain nombre de mentions légales telles que les conditions d'emploi, la nature du travail, la rémunération, les horaires, les congés, etc.

De même, la rémunération versée aux salariés doit être égale au salaire minimum légal (Smic) ou à la rémunération prévue par la convention collective applicable. 

En outre, l'employeur doit respecter les règles relatives à la durée maximale du travail, aux heures supplémentaires et aux repos obligatoires.

L'employeur est aussi responsable de l'affiliation des salariés aux régimes de sécurité sociale tels que l'assurance maladie, l'assurance chômage, la retraite et doit s'acquitter du versement des cotisations sociales correspondantes.

Il doit par ailleurs garantir la sécurité et la santé de ses salariés sur leur lieu de travail, ce qui suppose la mise en place de mesures de prévention nécessaires, de formation des salariés aux risques professionnels, ainsi que de la fourniture d’équipement de protection individuelle et le respect des normes de sécurité en vigueur.

La plupart de ces obligations s’inscrivent au cœur de la gestion de paie, une mission essentielle, mais parfois difficile à appréhender par les petites et moyennes structures du fait d’une réglementation changeante et complexe.

Nous verrons dans cet article les aspects importants de la gestion de paie et quels sont les avantages de l’externalisation de cette obligation juridique pour les TPE-PME.

 

1.Quelles sont les obligations des TPE PME dans le cadre de la gestion de paie ?

La gestion de la paie dans les TPE et PME désigne l'ensemble des tâches et des responsabilités liées à la rémunération des salariés de l'entreprise.

 

Bien que les obligations légales varient selon la taille de l'entreprise et de la convention collective applicable, voici quelques obligations principales de la gestion de la paie dans les TPE-PME :

● L’établissement des bulletins de paie : il s’agit d’une obligation prioritaire de l’employeur qui doit établir un bulletin de paie pour chaque salarié, et lui être remise avant la fin du mois suivant le paiement du salaire. Le bulletin de paie établi par l’employeur doit comporter plusieurs mentions obligatoires prévues par le Code du travail telles que l'identité de l'employeur et du salarié, le montant du salaire, les cotisations sociales, les congés payés, etc. (article L3243-2 du Code du travail).

 

● Le respect et application du salaire minimum : les employeurs ont l'obligation de garantir à leurs salariés une rémunération au

moins équivalente au salaire minimum légal (Salaire minimum interprofessionnel de croissance), qui est réévalué chaque année. Le montant du SMIC varie en fonction de la catégorie professionnelle, de l'âge et de l'expérience du salarié. (L3241-1 du Code du travail)

● Le calcule et le prélèvement des cotisations sociales : les employeurs sont tenus de calculer et de prélever les cotisations sociales sur les salaires de leurs salariés telles que les cotisations d'assurance maladie, d'assurance chômage, de retraite complémentaire, etc., pour les verser aux organismes compétents (URSSAF, caisses de retraite, etc.) (article L242-1 du Code de la sécurité sociale).

● La déclaration des salaires et le paiement des charges sociales : les employeurs sont responsables de la réalisation, dans les délais, des déclarations sociales régulières (mensuelles ou trimestrielles) auprès des organismes compétents. Ces déclarations reprennent les informations sur les salaires versés aux salariés ainsi que les cotisations sociales dues. (article L3243-2 du Code du travail article L243-1 du Code de la sécurité sociale).

● Le respecter les règles en matière de durée du travail et de rémunération : les employeurs doivent appliquer les règles légales concernant la durée du travail, les heures supplémentaires, les congés payés, les jours fériés, notamment et être vigilants à respecter les dispositions prévues dans les conventions collectives et les accords d'entreprise, qui peuvent contenir des règles spécifiques relatives à la rémunération et aux conditions de travail. (articles L3121-1 à L3121-61 du Code du travail).

● La tenue des registres et des documents obligatoires : les employeurs sont tenus de tenir à jour le registre du personnel et tous les documents liés à la gestion de paie des salariés. (article L1221-13 Code du travail).

 

1.Quels sont les enjeux de l’externalisation des ressources humaines dans les TPE PME ?

Du fait de sa complexité, la gestion de paie n'est pas toujours simple à mettre en place par les entreprises en particulier pour les TPE - PME.

 

En effet, les petites structures n’ont pas toujours les moyens financiers ni les moyens humains de réaliser elles-mêmes l’intégralité de la paie de leurs salariés c’est pourquoi l’externalisation de la gestion de paie est une solution pertinente.

 

L’établissement des bulletins de paie n’est pas une tâche automatisable, car de nombreuses données peuvent changer chaque mois en fonction des absences, des heures supplémentaires, des primes versées aux salariés par exemple.

 

Par ailleurs, chaque élément figurant sur un bulletin de paie est soumis à des règles de calcul spécifiques, qui peuvent changer selon l'évolution de la réglementation en droit social.

Ajoutons à cela que les entreprises doivent être vigilantes quant à la bonne application de leur convention collective qui peut être parfois complexe à comprendre.

 

Cependant, les erreurs en gestion de paie peuvent entraîner des conséquences juridiques et financières importantes pour les entreprises telles que des sanctions de l'URSSAF ou bien des litiges devant les prud'hommes en cas de conflit avec un salarié concernant sa rémunération.

 

Par conséquent, les TPE-PME doivent être vigilantes quant à la rigueur de leur gestion de paie en ayant recours à des expertises spécialisées lorsque cela est nécessaire.

 

3.Les avantages de l'externalisation de la gestion de la paie pour les TPE - PME

La délégation de la gestion de paie auprès de professionnels spécialisés en gestion de paie, est une bonne alternative pour les petites structures.

 

Concrètement, l’entreprise doit transmettre, par écrit, toutes les informations relatives aux salariés et à leur temps de travail mois par mois au prestataire spécialiste en gestion de paie.

 

Parmi les nombreux bénéfices de l’externalisation de la gestion de paie par les entreprises, figurent notamment :

● L’économie de temps et de ressources : la gestion de la paie est une tâche chronophage qui requiert une expertise spécifique. L’externalisation permet à l’entreprise de se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée pour son développement.

 

● Bénéficier d’une expertise spécialisée : externaliser cette fonction permet aux TPE/PME de bénéficier de l'expertise de professionnels qualifiés qui suivent l'évolution législative dans le domaine de la gestion de paie et du droit social en général.

 

● Être en conformité avec la réglementation en temps réel : externaliser cette fonction permet également de limiter les risques d’erreurs qui peuvent entraîner des sanctions financières et administratives sérieuses pour l’entreprise.

 

●Le respect de la confidentialité et la sécurité des données : les prestataires de services spécialisés dans l'externalisation de la gestion de la paie sont soumis à des obligations de confidentialité et de sécurité des données.

 

L'externalisation de la gestion de paie est donc un investissement qui se traduit par des gains de temps, d'efficacité et de tranquillité d'esprit pour l'entreprise

 

Christine CASTEX, avocat membre de la SAS CABINET CASTEX, société d’avocat

Membre du réseau JURISDEFI