A partir du 1er janvier 2018 la plupart des commerçants devront obligatoirement utiliser des systèmes de caisse certifiés. Les récentes précisions apportées par Bercy permettent de faire le point sur cette obligation.

 

Pourquoi cette obligation de certification ?

La fraude fiscale au moyen de logiciels de caisse dits « permissifs » fait partie des fraudes les plus couteuses selon la Direction général du Trésor.

Ces logiciels permissifs permettaient à leurs propriétaires de retirer des recettes de leur comptabilité sans laisser de trace, autrement dit de dissimuler une partie de leurs revenus.

L’obligation de certification des logiciels et systèmes de caisse s’inscrit dans le cadre de la lutte contre la fraude fiscale. Elle a pour objectif de garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

 

Qui est concerné par l’utilisation obligatoire d’un système de caisse certifié ?

Les textes fiscaux (CGI, art. 286, I-3°) prévoient que cette obligation est applicable aux assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou de caisse.

L’ensemble des commerçants assujettis à la TVA est donc en principe concerné.

Toutefois par mesure de tempérament Bercy a indiqué que ce dispositif sera modifié avant la fin de l’année pour exclure les assujettis relevant de la franchise en base ou ceux exonérés de TVA du champ d’application de cette obligation.

Concrètement sont donc concernés par cette obligation les commerçants effectivement redevables de la TVA qui enregistrent leurs opérations avec des clients particuliers au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse.

 

Qu’est-ce qu’un logiciel ou un système de caisse ?

Selon l’administration un logiciel ou un système de caisse est un système informatisé dans lequel un assujetti enregistre les opérations effectuées avec ses clients non assujettis.

Il en résulte que les logiciels ou systèmes de caisse dans lesquels sont enregistrés des opérations avec des clients professionnels assujettis à la TVA ne sont pas concernés par cette obligation de certification.

En revanche ceux dans lesquels sont enregistrés des opérations effectuées avec des clients particuliers non assujettis à la TVA devront être certifiés à partir du 1er janvier 2018.

Il en va de même pour les logiciels dans lesquels sont enregistrés à la fois des opérations effectuées avec des clients professionnels et des clients particuliers.

 

Exclusion des logiciels de comptabilité et de gestion

Actuellement l’obligation de certification s’étend à la fois aux logiciels et système de caisse et aux logiciels de comptabilité et de gestion.

Toutefois par tempérament Bercy a indiqué que cette obligation allait être recentrée aux seuls logiciels et systèmes de caisse, principaux vecteurs des fraudes constatées à la TVA (Décision du Ministre de l’Action et des Comptes publics du 15 juin 2017).

S’agissant des logiciels multifonctions (comptabilité, gestion, caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse et/ou encaissement devront être certifiées, et non l’ensemble du logiciel.

 

Sanction applicable

Le non-respect de cette obligation de certification à compter du 1er janvier 2018 sera sanctionnée par une amende forfaitaire de 7 500 € par logiciel ou système de caisse pour lequel le certificat ou l’attestation fait défaut.

Le commerçant en cause sera également tenu de régulariser sa situation.

 

L’utilisation d’un logiciel de caisse est-elle obligatoire pour un commerçant ?

A partir du moment où un commerçant utilise un logiciel de caisse pour enregistrer le paiement de ses clients particuliers ce logiciel devra être certifié.

En revanche cette obligation de certification n’oblige pas les commerçants à s’équiper d’un logiciel ou d’un système de caisse.

Ainsi le commerçant qui enregistre ses règlements au moyen d’un facturier papier n’est pas concerné par cette obligation de certification et ne peut se voir appliquer l’amende de 7 500 €.

En revanche s’il décide d’utiliser un logiciel de caisse, ce logiciel devra être certifié à compter du 1er janvier 2018.

 

Existe-t-il une liste des logiciels et systèmes de caisse certifiés ?

A ce jour seuls deux organismes sont accrédités par le COFRAC, instance nationale d’accréditation : l’AFNOR et le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE).

La liste des logiciels et systèmes de caisse certifiés sont consultables sur les sites internet de ces deux organismes :

  • http://infocert.org pour l’AFNOR ;
  • https://www.lne.fr pour le LNE.

En pratique lors de l’achat du logiciel ou du système de caisse il faut donc penser à demander et à conserver l’attestation délivrée par l’éditeur.

Pour avoir plus d’information sur cette obligation de certification, je vous invite à consulter le BOFIP (BOI-TVA-DECLA-30-10-30) ou à me contacter.