Dans le cadre de sa mission de gestion, il appartient au syndic d'assurer un certain nombre de tâches.

MISSIONS DU SYNDIC

  • établir et tenir à jour une liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, leur état civil et leur domicile ainsi que leur adresse électronique, lorsque le copropriétaire a donné son accord. Si le copropriétaire est une personne morale, la liste doit préciser sa forme, sa dénomination, son siège social et l'organe qui la représente. Cette liste peut être communiquée à tout copropriétaire en faisant la demande (Décr. no 67-223 du 17 mars 1967, Art 32) ;
  • procéder  à l'immatriculation de la copropriété au registre des copropriétés tenu par l'agence nationale de l'habitat ;
  • convoquer au moins une fois par an les copropriétaires à une assemblée générale ;
  • organiser les assemblées générales durant lesquelles il doit rendre compte de sa gestion ;
  • soumettre au vote des copropriétaires lors de l'assemblée générale :
    • toute convention passée entre le syndicat et le syndic ou une personne ou une entreprise liée directement ou indirectement au syndic, en précisant la nature des liens qui rendent nécessaire l'autorisation de la convention ;
    • la décision de confier les archives de la copropriété à une entreprise spécialisée. Cette décision est votée à la majorité absolue ;
    • la décision de souscrire un contrat d'assurance contre les risques de responsabilité civile dont le syndicat doit répondre, à la majorité simple. En cas de refus de l'assemblée générale, l'assurance peut être contractée par le syndic pour le compte du syndicat des copropriétaires ;
    • la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun susceptibles d'être nécessaires dans les 3 années à échoir et non encore décidés par l'assemblée générale. Cette décision est prise à la majorité absolue des copropriétaires.

REPRÉSENTATION

Le syndic a également pour mission de représenter le syndicat des copropriétaires :

  • dans les actes de la vie civile, notamment dans le cadre de la signature de contrats et des relations avec les banques et les prestataires ;
  • en justice

 A noter que pour agir en justice au nom du syndicat, le syndic est tenu d'obtenir préalablement l'autorisation de l'assemblée générale des copropriétaires (Décr. no 67-223, 17 mars 1967, art. 55). Cette autorisation est délivrée après un vote à la majorité simple des copropriétaires réunis en assemblée générale (L. no 65-557 du 10 juill. 1965, art. 24).

L'autorisation octroyée par l'assemblée générale l'est non seulement pour la première instance mais également pour l'ensemble des voies de recours liées au même contentieux (Décr. no 67-223 du 17 mars 1967, art. 55).

Par exception, cette autorisation n'est pas nécessaire pour les actions suivantes (Décr. no 67-223, 17 mars 1967, art. 55) :

  • le recouvrement de créances ;
  • la mise en œuvre des voies d'exécution forcée (à l'exception de la saisie en vue de la vente d'un lot) ;
  • les mesures conservatoires et les demandes relevant du juge des référés ;
  • la défense des actions intentées contre le syndicat.

Il appartient au syndic de produire devant le juge le procès-verbal l'autorisant à agir en justice et précisant l'objet de l'autorisation.

Le défaut de qualité pour agir constitue une fin de non-recevoir mais en matière civile, il est possible de régulariser le défaut de qualité ou d'autorisation conforme avant la fin du délai de prescription de l'action. L'assemblée peut ainsi ratifier a posteriori une action intentée par un syndic sans autorisation

Le syndic est tenu de rendre compte à la prochaine assemblée générale des actions introduites (Décr. no 67-223 du 17 mars 1967, art. 55).

EXÉCUTION

Exécution du règlement de copropriété

Le syndic est chargé d'assurer le respect du règlement de copropriété. À cet effet, il est compétent pour agir en justice pour faire cesser toute violation des dispositions du règlement (L. no 65-557 du 10 juill. 1965, art. 15 et 18, I)

En cas d'empêchement, de carence ou d'absence du syndic, cette tâche doit être dévolue à un administrateur provisoire.

Depuis le 1er juin 2020, l'ordonnance no 2019-1101 du 30 octobre 2019 a modifié les dispositions de l'article 15 de la loi du 10 juillet 1965.

Désormais, en cas de carence ou d'inaction du syndic, le président du conseil syndical peut, sur délégation expresse de l'assemblée générale, exercer une action contre le syndic, en réparation du préjudice subi par le syndicat des copropriétaires.

En l'absence de conseil syndical au sein de la copropriété, cette action peut être exercée par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires.

En cas de condamnation, les dommages et intérêts sont alloués au syndicat des copropriétaires.

Si, à l'issue de l'instance judiciaire, l'action exercée dans l'intérêt du syndicat est déclarée bien fondée par le juge, la charge des frais de procédure non supportés par le syndic est répartie entre tous les copropriétaires proportionnellement aux quotes-parts de parties communes afférentes à leur lot.

Exécution des décisions d'assemblée générale

Publication du procès-verbal

Les décisions prises en assemblée générale sont opposables aux copropriétaires dès leur adoption.

Pour être opposable aux ayants cause à titre particulier, elles doivent faire l'objet d'une publication au fichier immobilier. Il appartient pour ce faire au syndic de déposer le procès-verbal certifié conforme au rang des minutes d'un notaire.

Notification du procès-verbal

Le syndic est chargé de notifier une copie du procès-verbal de l'assemblée générale aux copropriétaires opposants ou défaillants dans les 2 mois de la tenue de l'assemblée générale (L. no 65-557 du 10 juill. 1965, art. 42, al. 2).

Une copie de cet acte doit être adressée par lettre simple aux autres copropriétaires.

GESTION COMPTABLE ET FINANCIÈRE

Le syndic est tenu d'assurer la gestion comptable et financière de la copropriété. À cet effet, il doit (L. no 65-557 du 10 juill. 1965, art. 18, II) :

  • établir le budget prévisionnel de la copropriété et le soumettre au vote des copropriétaires ;
  • tenir la comptabilité du syndicat ;
  • gérer la trésorerie nécessaire à l'exercice de ses missions (provisions et avances) ;
  • recouvrer les charges de copropriété ;
  • ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat sur lequel sont versées toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat, 
  • ouvrir un compte bancaire séparé rémunéré au nom du syndicat sur lequel sont versées les cotisations au fonds de travaux.

Le syndic est également tenu d'assurer la conservation des archives relatives au syndicat des copropriétaires. La décision de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat est prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires.

INFORMATION DES COPROPRIÉTAIRES

  • tenir à jour une fiche synthétique de la copropriété regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti et le défaut d'établissement de cette fiche est un motif de révocation
  • établir et tenir à jour le carnet d'entretien de l'immeuble. Le syndic communique copie de ce document à tout copropriétaire en faisant la demande ;
  • conserver l'ensemble des documents relatifs à la copropriété ;
  • informer les occupants de l'immeuble (propriétaires et locataires) des décisions prises en assemblée générale.

Le syndic professionnel doit proposer aux copropriétaires et au conseil syndical un accès en ligne sécurisé aux documents relatifs à la gestion de l'immeuble, sauf décision contraire de l'assemblée générale prise à la majorité absolue.

La communication avec les copropriétaires peut se faire par voie électronique, sous réserve d'avoir obtenu leur accord écrit.