L'accès aux documents administratifs peut s'exercer, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique. Mais dans ce cas, l'administration n'est pas tenue d'enregistrer les documents qu'elle communique au demandeur à l'aide d'un autre logiciel ou sous un format différent de celui qu'elle utilise. Dans un arrêt en date du 17 février 2010, le Conseil d'Etat considère que la ligue de karaté de Bourgogne a justifié avoir communiqué, le 17 novembre 2008, à M. A, sur support informatique, et sous différents formats de fichiers PDF ou autres qui étaient ceux qu'elle utilisait, une copie de ses livres journaux, balances comptables, bilans et comptes de résultats des exercices comptables clos du 31 août 2001 au 31 août 2004. Si M. A, qui avait présenté une demande d'accès à ces documents sur support informatique, soutient qu'il serait dans l'impossibilité d'accéder à certains de ces documents, faute de disposer de deux des trois logiciels informatiques détenus par la ligue, il résulte des dispositions de la loi du 17 juillet 1978 que la ligue de karaté de Bourgogne n'était pas tenue d'enregistrer les documents qu'elle devait communiquer à M. A à l'aide d'un autre logiciel ou sous un format différent de celui qu'elle utilise. Ainsi, si la ligue de karaté de Bourgogne a cru bon, par ailleurs, de communiquer à nouveau, le 29 décembre 2008, les documents demandés enregistrés à l'aide d'un autre logiciel, elle doit être regardée comme ayant exécuté, dès le 17 novembre 2008, la décision du Conseil d'Etat en date du 6 octobre 2008.

TEXTE: Article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal : « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : / a) Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; / b) Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; / c) Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ».

SOURCE: Conseil d'État, 10ème sous-section jugeant seule, 17/02/2010, 289389, Inédit au recueil Lebon.