Ordonnance du 2 décembre 2020
L’ordonnance du 25 mars 2020 a adapté les règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux d’administration, de surveillance afin de leur permettre de continuer d’exercer leurs missions malgré les mesures prises pour limiter la propagation du covid-19 et ainsi d’assurer la continuité du fonctionnement de ces groupements. Elle était applicable jusqu’au 30 novembre 2020.
L’ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020 proroge et adapte ces dispositions jusqu’au 1er avril 2021 sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret en Conseil d’Etat, qui ne pourra toutefois être étendu après le 31 juillet 2021.
Adaptation des règles de participation et de délibération des assemblées
Assemblées à « huis clos »
L’ordonnance autorise exceptionnellement la tenue des assemblées sans que leurs membres n’assistent à la séance, que ce soit en y étant présents physiquement ou par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.
S’il est décidé d’en faire application, les membres participent et votent à l’assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent et l’ordonnance (telles que, par exemple, l’envoi d’un pouvoir, le vote à distance ou, si l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire le décide, la visioconférence ou les moyens de télécommunication).
Les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister sont alors informés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective (tel que l’avis de réunion ou les autres documents de convocation dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions cotées) de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des autres droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d’y assister.
Recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication
L’ordonnance assouplit le recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication pour l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées des groupements, y compris, celles relatives aux comptes.
Recours à la consultation écrite
L’ordonnance assouplit le recours à la consultation écrite des assemblées pour lesquelles ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi, en le rendant possible sans qu’une clause des statuts ou du contrat d’émission soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer. Les modalités de consultation seront précisées par décret.
Vote par correspondance (article 6-1)
Le recours au vote par correspondance est assouplit. L’ordonnance neutralise exceptionnellement l’exigence d’une clause à cet effet dans les statuts et toute autre clause contraire des statuts.
Cette mesure concerne l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées des groupements, y compris, le cas échéant, celles relatives aux comptes.
Aménagement exceptionnel des formalités de convocation aux assemblées
L’ordonnance aménage exceptionnellement les formalités de convocation des assemblées dont le lieu et les modes de participations seront modifiés par suite de l’application des dispositions précitées : cela concerne en particulier les groupements qui auront commencé à procéder à ces formalités avant la date d’entrée en vigueur de l’ordonnance en vue d’une assemblée appelée à se tenir après cette date. Dans ce cas, si l’organe compétent du groupement décide de faire application de la possibilité de tenir une assemblée hors la présence de ses membres à la séance ou de l’un des modes alternatifs de participation (visioconférence et moyens de télécommunication, consultation écrite), il en informe les associés par tous moyens permettant d’assurer l’information effective des membres dans les autres sociétés ; les formalités déjà accomplies à la date de cette décision n’ont pas à être renouvelées, tandis que celles restant à accomplir doivent l’être.
Il est possible de « basculer » d’une assemblée générale convoquée « à huis clos » vers une assemblée générale tenue en présentiel (dans ce cas les membres sont informés selon les modalités simplifiées mentionnées sic dessus).
Les organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction
Assouplissement du recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication
L’ordonnance autorise le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication pour l’ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels. Les clauses contraires des statuts sont neutralisées et l’existence de dispositions à cet effet dans le règlement intérieur n’est plus une condition de recours à ces moyens.
Les moyens techniques mis en œuvre doivent permettre l’identification des membres de ces organes et garantir leur participation effective. A cette fin, ils doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
Assouplissement du recours à la consultation écrite
L’ordonnance étend et assouplit le recours à la consultation écrite des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, que celle-ci soit déjà prévue par la loi ou les dispositions réglementaires ou non. Ainsi, le recours à ce mode de délibération est autorisé pour l’ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels.
Les clauses contraires des statuts sont neutralisées, et l’existence de dispositions à cet effet dans le règlement intérieur n’est plus une condition de recours à ce mode de délibération. La consultation écrite doit être réalisée dans des conditions (en particulier de délais) assurant la collégialité de la délibération.
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