Les modalités de numérisation des factures papier et les règles de conservation des factures numérisées ont fait l’objet d’un arrêté du 22 mars 2017, codifié sous un nouvel article A 102 B-2 du LPF, et s’appliquent depuis le 30 mars 2017.

L’administration a commenté ce dispositif à l’occasion d’une mise à jour de sa base Bofip du 8 février 2018.

Les commentaires administratifs sur la numérisation aux fins de conservation et de stockage des factures émises ou reçues sous format papier mettent en lumière l’importance d’une procédure respectueuse des conditions fixées par l’article A 102 B-2 du LPF, en particulier pour le récepteur de la facture et rendent le système tellement complexe qu'il est préférable de conserver les factures papier !!!!

En tout état de cause, et conformément à l’article A 102 B-2, III du LPF, chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3(ISO 19005-3) et être assorti : – soit d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ; – soit d’une empreinte numérique ; – soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ; – soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

Chaque fichier est horodaté, au minimum au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Pour en savoir plus voyez l'article du Cabinet d'Expertise comptable BACC sur son site Facebook

Et lisez le BOFIP mis à jour le 8 Février 2018.